Guia de Uso

Introdução ao guia
Neste manual estão registradas as principais funcionalidades do sistema utilizado
atualmente junto aos estacionamentos que fazem parte da nossa carteira de clientes.
O mesmo foi desenvolvido, após uma análise detalhada de campo, onde utilizamos
as dúvidas mais frequentes encontradas, e tem como principal objetivo, ajudar o USUÁRIO
(para nós denominado OPERADOR do sistema), utilizar de forma prática e objetiva.
O que é o SegAuto e como é usado?
SegAuto é o nome dado ao software atualmente utilizado para gerenciamento de
toda automação do estacionamento, junto ao mesmo é possível verificar informações como
por exemplo: Faturamento por período, ocupação do pátio, sincronismo de pátios, entre
outras funcionalidades.
Tendo em vista que nossos clientes, em todo o Brasil, administram os mais diversos
tipos de estacionamentos (Shoppings, Edifícios Comerciais, Centrais de Abastecimento,
Hotéis, Aeroportos, Clubes, Hospitais, Condomínios, Fábricas, Feiras e Eventos, Centros de
Convenções, Postos Fiscais, Rodoviárias, Supermercados, Universidades, etc), e que
envolvem as mais variadas necessidades, demandas gerenciais e administrativas, nosso
software foi desenvolvido, abrangendo uma vasta gama de utilidades e funções que são
específicas, para cada segmento.
Sendo assim, ressaltamos que neste manual, descrevemos funcionalidades de uso
comum entre eles.
Quando se fizer necessário orientações de funções específicas orientamos que entre
em contato com a equipe de Assistência Técnica da Link Tecnologia em Estacionamentos,
através do telefone (19) 3212-2140, para que a mesma consiga direcionar sua solicitação
ao Departamento de competência.

Principais Funcionalidades

1 – Configuração dos níveis de acesso:

Criar níveis de Acesso para Gerentes, Encarregados e Operadores de Caixa.

Quando utilizar?

Logo no início do funcionamento do sistema, quando for efetuado o cadastramento de todos os operadores ou quando houver necessidade de alteração do nível de acesso.

Nesta etapa temos as permissões pela qual cada funcionário dentro da empresa dependendo do seu cargo terá acesso ao SegAuto ou aos Terminais que são administrados pelo Polling.

2 – Configuração da tabela de funcionários:

2.1 – Criar cadastro de funcionários

Aqui cadastramos cada funcionário da unidade inserindo cargo, operador que será o login de acesso ao sistema e o nível de acesso dele como foi cadastrado nas etapas anteriores. Por exemplo: Encarregado, Operador, Gerente, etc…

3 – Configuração da tabela de preços:

3.1 – Configurar uma tabela de preço:

Nesta configuração, serão criadas as tabelas de preço utilizadas pelo cliente. É possível criar diversas tabelas de acordo com a necessidade do cliente, determinando dias e horários para seu funcionamento assim como preços, períodos e tolerâncias específicos

Para incluir uma nova tabela de preço, precisamos determinar o código que será usado para reconhecimento do sistema e sua descrição.

-A ação no fim da tabela determina o comportamento da tabela depois da cobrança dos períodos cadastrados;

-A opção alteração do preço serve para programar uma alteração na tabela com data e hora pré definidos;

-O tipo de cobrança de períodos pode ser escolhido entre hora, minuto e valor;

-O campo demais períodos serve para configurar o preço e o tempo do período após o valor normal;

-Preço fixo: determina um preço fixo para cobrança em caso de perda de ticket;

-Tolerâncias: Determina o tempo de tolerância em minutos entre períodos, na saída sem pagamento, saída após pagamento e saída após cortesia;

-A cobrança do pernoite determina a forma dessa cobrança, se é cobrado um valor fixo ou cobrança será realizada por período ou apenas parcial;

-A configuração dos períodos do pernoite encontra-se no campo ao lado.

4– Configurar os períodos da tabela de preço:

4.1 – Configurar os períodos

A configuração dos períodos da tabela de preço determina os valores de cobrança em determinados períodos de tempo. A tabela de preço busca a configuração desses períodos para efetuar o cálculo da cobrança.

5 – Configuração dos convênios:

5.1 – Criar um convênio

Convênio é uma tabela de Preços diferenciada para usuários frequentes do estacionamento.

Quando utilizar?

Quando há necessidade de cadastrar um convênio, que isenta o cliente de pagamento ou para trabalhar com uma tabela diferenciada.

6 – Tipos de mensalidade:

6.1 – Criar um tipo de mensalidade SegAuto – Principais Pontos

No campo mensalidade será necessário inserir o código e a descrição para identificação no sistema, o tempo de tolerância e o valor para cobrança total.

Após inserido o valor para cobrança total, o sistema calcula automaticamente os valores proporcionais para uma quantidade de dias específicos. Os valores podem ser editados para valores arredondados.

Na aba “configurações” serão inseridas as regras de uso da mensalidade para os dias da semana, horário de entrada e saída, quantidade máxima de entrada tempo máximo de permanência. Valores em zero desativam as funções.

7 – Tipo de vencimento:

7.1 – Configurar um tipo de vencimento

Aqui podemos configurar vários tipos de vencimentos para ser cadastrado em cada credenciado mensalista.

8 – Cadastro dos grupos:

8.1 – Cadastrar um grupo

Exemplo de Grupo: Academia, Lojistas, etc…

9 – Configuração dos Modelos:

9.1 – Criar um modelo Cadastrar modelos para cada carro.

10 – Cadastro de Clientes:

10.1 – Cadastrar um cliente

Quando utilizar?

Quando o usuário desejar efetuar o cadastro dos clientes, com ou sem, a captura de imagem (fotografia).

11 – Configuração da tabela de credenciados:

11.1 – Cadastrar um mensalista

Em cada Grupo poderá haver um número qualquer de vagas de estacionamento disponíveis, para um mesmo número de clientes (exceto para o cadastro de mensalistas), ou haver uma quantidade de vagas disponíveis, menor que a quantidade de Clientes cadastrados no Grupo.

Exemplo 1: Grupo LINK com 5 vagas disponíveis e 5 clientes cadastrados (clientes A, B, C, D e E), ou seja, 1 vaga para cada cliente.

Exemplo 2: Grupo LINK com apenas 2 vagas disponíveis e 5 clientes cadastrados

(clientes A, B, C, D e E). Neste caso, terão acesso ao estacionamento, os 2 primeiros clientes cadastrados que chegarem; os demais só terão acesso ao estacionamento como clientes Horistas (retirando o ticket na entrada).

Quando utilizar?

Sempre que for necessário cadastrar um Grupo de clientes credenciados.

12 – Ativa/Inativa credenciado:

Ativar /Desativar um credenciado SegAuto – Principais Pontos

Importante: Um Credenciado depois de cadastrado jamais pode ser excluído por conter várias informações relacionadas no mesmo, portanto caso haja a necessidade de eliminar, deverá então inativá-lo.

13 – Configuração dos Cartões Mestres:

13.1 – Configurar um cartão mestre

O que é Cartão Mestre?

É um cartão especial para liberação de entradas e saídas no estacionamento, sem que o sistema gere a ocupação de vagas. Estes cartões devem ser distribuídos em número reduzido e utilizados apenas por pessoas habilitadas (seguranças e operadores), para liberação de entradas e saídas no estacionamento, em casos especiais. Sua utilização fica registrada no sistema.

Quando utilizar?

Sempre que for necessário cadastrar um novo Cartão Mestre.

14 – Relatório de Prestação de contas (Prescon):

Prestação de contas (PresCon), do(s) dia(s), ou horário(s) pré-determinado(s).

Quando utilizar?

Quando o usuário necessitar consultar e/ou imprimir, todos os movimentos financeiros de um período determinado por ele.

Cálculos:

Percentual de ocupação de pátio: o percentual de ocupação de pátio é um cálculo que é feito no momento em que o Prescon está sendo gerado e possui a seguinte fórmula:

100 * (total_de_tempo_estacionado / (qtd_vagas * qtd_tempo_relatorio))

Onde:

total_de_tempo_estacionado: soma, em segundos, do tempo total em que os veículos ficaram estacionados no período.

qtd_vagas: quantidade de vagas digitada no campo "Quantidade de vagas" na tela do Prescon.

qtd_tempo_relatorio: quantidade total de segundos no período do relatório, sendo que 1 dia é igual a 86400 segundos.

15 – Cadastro dos cartões de manutenção:

O que é Cartão de Manutenção?

É um cartão especial que pode ser configurado para, através de sua utilização no sistema, serem emitidos os seguintes tipos de tickets existentes no sistema:

– Os TICKETS PARA SUBSTITUIÇÃO (de tickets perdidos pelos clientes – extravio);

– Os TICKETS PERÍODO (para venda de períodos);

– Os TICKETS PARA DISTRIBUIÇÃO (ticket normal que registra a entrada no estacionamento);

– Os TICKETS VIPS (para convidados em eventos especiais);

16 – Efetua Substituição do ticket para saída:

16.1 – Criar um ticket de substituição

Utilizado quando o horista tem um ticket em mãos onde possa estar amassado impossibilitando a leitura no terminal de saída. Ele vai até algum administrador do estacionamento, informa o problema e recebe um ticket novo que foi substituído pelo que está com problemas.

17– Configuração dos descontos especiais:

17.1 – Criar desconto especial (Ativar nas confirmações na aba pagamento):

Este desconto é dado apenas para clientes que tenham carteirinha de alguma empresa que possua um contrato com o estacionamento para que depois a mesma reembolso aquele desconto dado.

18 – Pesquisa Ocupação dos pátios:

Quando utilizar?

Quando o usuário necessitar verificar, em tempo real, a ocupação do pátio do estacionamento e/ou imprimi-lo.

19 – Cancela documento no pátio (manual):

Quando utilizar?

Em caso de defeito no código de barras, quando for achado um ticket perdido, para cancelar a entrada de um cartão de credenciado que se encontre no pátio, etc.

20 – Cancela documento no pátio (automático):

Obs: Nunca deve ser feita no mesmo dia, uma vez que corre-se o risco de retirar dos pátios carros que ainda estão no local, causando assim transtornos quando a saída de fato for realizada.

Quando utilizar?

Quando desejar eliminar a sobra de pátio (limpeza de pátio).

21– Associação do credenciado ao ticket:

O Sistema verifica se existem vagas disponíveis e se o período corresponde às restrições dele.

Somente pode ser gerado no sistema administrativo.

21.1 – Associar um credenciado ao ticket:

Quando utilizar?

Isso será necessário quando um Credenciado, por alguma razão, retirou um ticket avulso na entrada. Para que o Credenciado não pague pelo estacionamento, é necessário associar o ticket retirado ao seu Cartão de Credenciado.

22 – Consultar informações sobre credenciados:

22.1 – Pesquisar um credenciado:

Saber todas as informações sobre um determinado credenciado.

23 – Rps para prefeitura:

23.1 – Extrair um arquivo de texto RPS:

24– Efetua pré cobrança de tickets:

24.1 – Efetuar a cobrança de um ticket:

Para pagamentos que serão realizados no sistema SegAuto, porém há a necessidade de que o sistema seja administrativo. 25 – Recebe pagamento de mensalidade:

25.1 – Receber um pagamento de mensalidade em carteira ou banco:

É possível fazer o pagamento tanto no microterminal quanto no SegAuto. Porém existe a diferença de pagamento em banco (pagamento realizado pelo SegAuto apenas onde não gera valores em caixa) e pagamento em carteira (realizado tanto no microterminal quanto no SegAuto porém gera valores em caixa).